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MICROSOFT WORD

🔹 Introduction :-

MICROSOFT WORD, MICROSOFT CORPORATION LIMITED U.S.A के द्वारा Launch किया गया Office Group का पहला सहायक Programme होता है। जिसमें सबसे बड़ी विशेषता यह है कि इसमें पृष्ठ और letter की design से संबंधित सभी कार्य आसानी से किया जा सकता है।

Windows Environment में M.S. Word एक Word Processor type का Programme होता है। इसके द्वारा Document file का निर्माण किया जाता है।

M.S. Word का Extension name “.DOC” होता है। जिसका Full form “Document” होता है।

M.S. Word की निम्न विशेषताएँ हैं जो इस प्रकार हैं:

1. M.S. Word में spelling check करने की सुविधा होती है।
2. M.S. Word में Type करने के लिए लगभग सभी भाषाएँ उपलब्ध होती हैं।
3. M.S. Word ने नए Menu तथा उससे संबंधित Options बनाने की सुविधा होती है।
4. M.S. Word में Mail merge करने की सुविधा भी होती है।
5. Computer की Memory में M.S. Office Install हो जाने के बाद M.S. Word में निम्न Windows display होते हैं जो इस प्रकार हैं:

(1.) Titlebar :-

M.S. Word के Windows में सबसे ऊपर Title bar होता है। तथा बायें किनारे पर Office button menu होता है। जिसके मध्य में Open document का नाम Display होता है।

Titlebar के दायें किनारे पर Minimize, Maximize, Restore, तथा Close button होता है।

Note :- Maximize window में Titlebar पर Double click करके Window को Restore करते हैं।

(2.) Menubar :-

Titlebar के ठीक नीचे प्रयुक्त होनेवाली Command इसमें Display होती है।

(3.) Scroller bar :-

इसका प्रयोग किसी भी Windows में दिखाई जा रही सूचना को एक सिरा से दूसरे सिरे तक ले जाने के लिए करते हैं। अगर यह सूचना एक page से अधिक होती है, तो Scroller bar का प्रयोग किया जाता है तथा किसी भी Window में दो तरफ Display होता है। Page के दायें तथा Page के नीचे।

(4.) Ruler bar :-

Ruler की मदद से हम Margin को Control करते हैं, तथा Paragraph Indent करते हैं। तथा Document के लिए Tab की व्यवस्था करते हैं।

(5.) Text area :-

Rulerbar के ठीक नीचे M.S. Word के Window का Main area होता है, जिसे हम Text area या Work area कहते हैं।

हम जो कुछ भी कार्य करते हैं वह Work area में होता है। किसी भी समय हमें Object का एक ही भाग दिखाई पड़ता है। लेकिन M.S. Word की विशेषता यह है जैसे Scroller bar की सहायता से हम ऊपर–नीचे अथवा दायें–बायें के भाग को देख सकते हैं।

(6.) Mouse Pointer :-

जब हम Work area में काम करते हैं तो हमारा Mouse का Pointer पलेते लकीर (|) के आकार में होता है, वहीं Pointer जब हम Work area से बाहर ले जाते हैं तो उसका आकार तीर (➚) जैसा हो जाता है।

(7.) Insertion Point :-

यह Text area का Cursor होता है, जो एक खड़ी लकीर (|) के रूप में रहता है।

Keyboard से हम जो कुछ भी लिखते हैं, वह cursor के स्थान से ही शुरू होता है।

(8.) Status bar :-

Status bar window के नीचे की ओर दिखाई देता है, यह सक्रिय Document के बारे में अथवा आपके द्वारा किए जा रहे कार्य के बारे में सूचना प्रदर्शित करता है। यह Work area के ठीक निचले भाग में Display होता है।

              FILE MENU     ( TAB )

इसके अन्य निम्न command display  होते हैं

1 NEW ( CTRL+N)= इसका परियों New Page  लेने के लिए किया जाता है

2 OPEN (CTRL+O)=इसका प्रयोग save  किए गए file को खोलने के लिए किया जाता है

3 SAVE ( CTRL+S)= इसका प्रयोग file को सुरक्षित करने के लिए किया जाता है

4 SAVE AS ( SHIFT+CTRL+S)=इसका प्रयोग पहले से सुरक्षित किए गए फाइल को दूसरे नाम से save करने के लिए किया जाता है

7 PRINT ( CTRL +P) = इसका प्रयोग Active Page  पर लिखे गए Document को छापने के लिए किया जाता है

★ HOME MENU ★

इस Menu के अंतर्गत Font, Paragraph, Font style तथा Clipboard से संबंधित सभी Options display होते हैं, जो इस प्रकार हैं –

🔷 Clipboard Command

(1) Clipboard :- इस Command के अंतर्गत Cut, Copy से संबंधित निम्न Sub Command display होते हैं:

(a) Cut (Ctrl + X)

इस Sub Command का प्रयोग हम M.S. Word के Page पर बनाए जा रहे Text को उस स्थान से हटाकर Work area के किसी भाग में Paste करने के लिए करते हैं, अथवा उस स्थान से काटकर Clipboard की Memory में रखने के लिए करते हैं। जिसे हम जहाँ चाहे Paste कर सकते हैं।

(b) Copy (Ctrl + C)

इस Sub Command का प्रयोग हम M.S. Word के active page पर बनाए गए object या text को select किए गए भाग को उसी स्थान पर रखते हुए उसकी छाया प्रतिलिपि तैयार करने के लिए करते हैं।

(c) Paste (Ctrl + V)

इस Sub Command का प्रयोग हम M.S. Word के Active page पर Cut अथवा Copy किए गए Matter को किसी भी Page पर Paste करने के लिए करते हैं।

(d) Format Painter (Ctrl + Shift + C)

Active page पर लिखे गए Text या बनाए गए Object में भरे गए Object या भरे गए Color को दूसरे Text या Object में Format painter के द्वारा Color को Fill करने के लिए करते हैं।

🔷 Font Command

(2) Font :- इस Command के अंतर्गत Formatting से संबंधित सभी Options display होते हैं जो निम्न हैं:

(a) Font (Ctrl + Shift + F)

इस Sub Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे Text या Select किए गए Text की Size तथा Font style इत्यादि का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

(b) Bold (Ctrl + B)

इसका प्रयोग हम लिखे गए Text अथवा Select किए गए Text को Bold करने के लिए करते हैं।

(c) Italic (Ctrl + I)

इस Sub Command का प्रयोग हम लिखे गए Text अथवा Select किए गए Text को Italic करने के लिए करते हैं।

(d) Strikethrough

इस Sub Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे Text अथवा Select किए गए Text के बीच–बीच Line का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

(e) Underline (Ctrl + U)

(f) Super Script (Ctrl + Shift + +) :-

इस Sub Command का प्रयोग हम Active page पर Super Script डालने के लिए करते हैं। जैसे – a² + b², (a + b)² etc.

(g) SubScript (Ctrl + =) :-

इस Sub Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे Number पर Subscript का निर्माण करने के लिए करते हैं। जैसे – 10gm, 500kg, Lock₁₀ इत्यादि।

(h) Clear Formatting :-

इस Sub Command का प्रयोग हम दिए गए Formate को हटाने के लिए करते हैं। जब हम हिन्दी में Type करके Clear formatting option पर जब Click करते हैं, तो वह अपने आप English में हो जाएगा।

(i) Text Highlight Color :-

इस Sub Command का प्रयोग हम लिखे गए Paragraph / color को Highlight करने के लिए करते हैं।

(j) Font Color :-

इस Option का प्रयोग हम लिखे गए Text colour का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

(k) Change Case :-

इसका प्रयोग हम लिखे गए Text को चुने गए Font style, Text को Upper, Lower, Toggle title case में Text की Setting करने के लिए करते हैं।

(l) Grow Font (Ctrl + Shift + >) :-

इस Option का प्रयोग Selected text के Font size को बढ़ाने के लिए करते हैं।

(m) Shrink Font (Ctrl + Shift + <) :-

इस Option का प्रयोग हम Select किए गए Text के Font Size को छोटा करने के लिए करते हैं।

🔷 Paragraph Command

(3) Paragraph :-

इस Command के अंतर्गत Bullets, Numbering, Alignment setting से संबंधित सभी Option display होते हैं, जो निम्न हैं:

(a) Bullets :-

इस Option का प्रयोग हम लिखे गए Text के शुरू में Bullets डालने के लिए करते हैं।

(b) Numbering :-

इस Option का प्रयोग हम लिखे गए Text के शुरू में Numbering का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

(c) Multilevel List :-

इस Option का प्रयोग हम Multilevel list का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

(d) Decrease Indent :-

इस Option का प्रयोग हम लिखे गए Text के लिए घटते क्रम में Paragraph का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

(e) Increase Indent :-

इस Option का प्रयोग हम लिखे गए Text के लिए बढ़ते क्रम में Indent (Paragraph) का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

(f) Align Text Left (Ctrl + L) :-

इसके द्वारा Select किए गए Text को Left alignment में Set करने के लिए करते हैं।

(g) Center Text (Ctrl + E) :-

इसके द्वारा Select किए गए Text को Center alignment में Set करने के लिए करते हैं।

(h) Align Text Right (Ctrl + R) :-

इसके द्वारा Select किए गए Text को Right alignment में Set करने के लिए करते हैं।

(i) Justify (Ctrl + J) :-

इसके द्वारा Select किए गए Text को दोनों तरफ से बराबर आकार में Set करने के लिए करते हैं।

(j) Line Spacing :-

इस Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे दो Line के बीच में दूरी का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

(k) Shading :-

इस Command का प्रयोग हम लिखे जा रहे Text अथवा Select किये गये Text के पीछे छाया डालने के लिए करते हैं।

(l) Bottom Border :-

इसका प्रयोग हम लिखे जा रहे Text अथवा Selected text के Button में Border का निर्माण करने के लिए करते हैं।

(m) Sort :-

इस Sub command का प्रयोग हम Active page पर लिखे गए Number को चुने गए Sub command से Ascending एवं Descending करने के लिए करते हैं। तथा Text को Alphabetical सजाने के लिए करते हैं।

(n) Show / Hide (Ctrl + *) :-

इस Sub command का प्रयोग हम Active page पर लिखे गए Text अथवा बनाये गये Object को Hide/Show करने के लिए करते हैं।

STYLE COMMAND

(4) Style :-

इस Command का प्रयोग हम Font style की Setting से संबंधित सभी कार्य आसानी पूर्वक कर सकते हैं। इसमें निम्न Sub command display होते हैं। जो इस प्रकार हैं:–

(a) Normal :-

इस Option का प्रयोग Select किए गए Text को Font को Normal mode में Display करने के लिए करते हैं।

(b) No Spacing :-

इस Option के द्वारा डाले गये line के बीच की दूरियों को हटाया जाता है।

(c) Heading :-

इस Option का प्रयोग हम Heading Style की तरह Select किए गए text को Setting करने के लिए करते हैं।

(d) Change Style :-

इस Option का प्रयोग हम डाले गए Font style को Change करने के लिए करते हैं।

EDITING COMMAND

(5)

इस Command के अन्तर्गत Find, Replace तथा Select करने से सम्बंधित Sub command Display होता है।

INSERT MENU

इस Menu के अंतर्गत हम Pages, Tables, Illustration, Header & Footer, Text, Symbol की Setting करने के लिये करते हैं।

Pages Command

(1) Page :-

इस Command के द्वारा Page से सम्बंधित कार्य करते हैं। इसके द्वारा निम्न Sub command display होते हैं:–

(a) Cover Page :-

इस Sub Command के द्वारा Cover page को Select करने के लिए करते हैं।

(b) Blank Page :-

इस Option का प्रयोग Blank page को Insert करने के लिए करते हैं।

(c) Page break (Ctrl + Return) :-

इस Option का प्रयोग दिए गए Option के आधार पर Page को Break करने के लिए करते हैं।

2) Tables :-

इस Command का प्रयोग हम Table को Insert करने के लिए करते हैं।

(A) Insert Table :-

इस Sub command का प्रयोग हम M.S. Word के Active page पर Row, Column number के आधार पर Tables का निर्माण करने के लिए करते हैं।

(b) Draw tables :-

इस Sub command का प्रयोग हम M.S. Word के Active page पर अपने इच्छानुसार Table का निर्माण करने के लिए करते हैं।

Illustrations Command

(3) Illustrations :-

इस Command के द्वारा Clipart, Picture, Shape आदि Insert करने के लिए करते हैं। इसके अंतर्गत निम्न Sub command display होते हैं:–

(a) Pictures –

इस Sub command के द्वारा picture को insert करने के लिए करते हैं।

(b) Clipart –

इस Option का प्रयोग दिए गए M.S. WORD में clipboard को insert करने के लिए करते हैं।

(c) Shapes –

इस Sub command के द्वारा हम भिन्न–भिन्न प्रकार की आकृतियों को insert करने के लिए करते हैं।

(d) Smart Art –

इस Option के अंतर्गत M.S. WORD में दिए गए smart art को insert करने के लिए करते हैं।

(e) Chart :-

इस command के द्वारा chart को insert करने के लिए करते हैं।

Link Command

(4) Link :-

इस command का प्रयोग active page पर दूसरे software से लाए गए file को linking स्थिति देखने के लिए करते हैं। तथा इसके अंतर्गत Hyperlink, Bookmark, Cross-Reference Sub command Display होते हैं।

• Hyperlink :-

यह Sub command Insert menu के Link Command के अंतर्गत आता है। तथा इसका प्रयोग किसी दूसरे Software द्वारा Save की गई file को M.S. Word के Active worksheet पर Insert करने के लिए करते हैं।

• Book Mark :-

यह Sub command Insert menu के Link Command के अंतर्गत आता है। तथा इसका प्रयोग M.S. Word में बनाए गए Data को अलग–अलग नाम से Save करने के लिए करते हैं।

• Cross-References :-

यह Sub command Insert menu के Link Command के अंतर्गत आता है। तथा इसका प्रयोग Book mark से save किए File को किसी नए स्थान पर Insert करने के लिए करते हैं।

Header & Footer Com.

(5) HEADER & FOOTER :-

इस command के अंदर header & footer तथा page number से संबंधित sub command display होते हैं।

(a) Header –

इस command का प्रयोग हम header का निर्माण करने के लिए करते हैं।

(b) Footer –

इस command का प्रयोग हम footer का निर्माण करने के लिए करते हैं।

(c) Page Number –

इस Sub com. का प्रयोग हम Insert किया गया page पर page number डालने के लिए करते हैं।

Text Command

(6) Text :-

इस command के द्वारा Text box, Quick parts, Word art, object, Drop cap Insert करने के लिए करते हैं।

(a) Text box :-

इस Sub command का प्रयोग Active Page पर Text box को Insert करने के लिए करते हैं।

(b) Quick parts :-

इसका प्रयोग Active page पर बनाए जा रहे object को चुने जा रहे Quick parts से Effect करने के लिए करते हैं।

(c) Word Art :-

इस sub command का प्रयोग हम word Art को Insert करके उसका मनचाहा Design करने के लिए करते हैं।

(d) Drop cap :-

इस option के द्वारा हम text box के द्वारा लिखे गए text के first letter के size को बड़ा करने के लिए करते हैं।

(e) Signature line :-

इस Sub command के द्वारा हम signature line को Insert करने के लिए करते हैं।

(f) Insert date and time :-

इस option के द्वारा हम object के date time को insert करने के लिए करते हैं।

(g) Insert object :-

इस sub command के द्वारा हम दूसरे Software को insert करने के लिए करते हैं।

Symbol Command

(7) Symbols :-

इस command के अंतर्गत Equation, symbols से संबंधित sub command display होता है।

(a) Equation :-

इस option का प्रयोग हम Equation को insert करने के लिए करते हैं।

(b) Insert symbols :-

इस sub command के द्वारा Symbol को Insert करने के लिए करते हैं।

Page Layout Menu

इस Menu के अंतर्गत Themes, Page setup, Page background, Paragraph तथा Arrange Options display होते हैं, जो इस प्रकार हैं –

Themes command

(1.) Themes :-

इस command में Themes color तथा Themes Effect से सम्बंधित sub command Display होते हैं। जो निम्न हैं।

(a) Themes :-

इस sub command का प्रयोग हम चुने गए Theme से Back ground की Setting करने के लिए करते हैं।

(b) Theme effect :-

इस sub command का प्रयोग हम चुने गए Theme Effect डालने के लिए करते हैं।

Page setup command

(2) Page setup :-

इस command का प्रयोग हम Active page की setting करने के लिए करते हैं। इसके अंतर्गत निम्न Sub com. Display होते हैं।

(a) Margins :-

इस Sub command के द्वारा Active page के चारों तरफ Top, bottom, Left, right से दिए गए Num. के आधार पर Margin set करने के लिए करते हैं।

(b) Page orientation:

इसका प्रयोग Active page को चुने जा रहे option जैसे चौड़ाई या लम्बाई के रूप में Display करने के लिए करते हैं।

(c) Page size:

इस Sub command का प्रयोग Page size की Setting करने के लिए करते हैं।

(d) Column:

इस Sub Command का प्रयोग Column की Size की Setting करने के लिए करते हैं।

(e) Insert Page & Selection Break:

इस Sub Command का प्रयोग Page को Insert करने तथा Page को Break करने के लिए करते हैं।

(f) Line Numbers:

इस Sub Command का प्रयोग line Number का निर्धारण करने के लिए करते हैं।

(g) Hyphenation:

इस Option का प्रयोग Hyphenation देने के लिए करते हैं।

Page Background Command

(3) Page Background Command:

इस command का प्रयोग M.S. Word के Active Page के Background की Setting करने के लिए करते हैं। इसके अंतर्गत निम्न Sub com. Display हैं।

(a) Water mark:

इस Sub com. का प्रयोग Active page के Background पर Water Mark डालने के लिए करते हैं।

(b) Page Color:

इसका प्रयोग Active Page का Color बदलने के लिए करते हैं।

(c) Page border:

इस Sub Command का प्रयोग Active Page पर चुने जा रहे Border Style से Page Border की Setting करने के लिए करते हैं।

Paragraph Command

(4) Paragraph Command:

इस command का प्रयोग Active Page पर Open Sub Command की सहायता से Paragraph की Setting करने के लिए करते हैं।

(a) Indent Left:

इस Sub Command का प्रयोग Active Page पर लिखे जा रहे Text Line को Left Side से Set करने के लिए करते हैं।

(b) Indent Right:

इस Sub Command का प्रयोग Active Page पर लिखे जा रहे Text Line को Right Side से Set करने के लिए करते हैं।

(c) Spacing Before:

इस Sub Command का प्रयोग लिखे हुए Text Line को नीचे Line को दिए जा रहे Number के आधार पर Space डालने के लिए करते हैं।

(d) Spacing After:

इस Sub command का प्रयोग लिखे गए text line में दूसरी line को पहले वाले line से दिए गए number के आधार पर space डालने के लिए करते हैं।

Arrange Command

(5) Arrange command:

इस command का प्रयोग active page पर लाए गए दो या दो से अधिक object की setting करने के लिए करते हैं। इसके अंदर निम्न sub command display होते हैं।

(a) Position:

इस sub command का प्रयोग active page पर बनाए गए दो या दो से अधिक open dialog box से चुने जा रहे position से setting करने के लिए करते हैं।

(b) Bring to front:

इसका प्रयोग active page पर बनाए गए object में से नीचे वाले object को ऊपर लाने के लिए करते हैं ताकि वह object दूसरे वाले object के ऊपर आ सके।

(c) Send to back:

इसका प्रयोग active page पर बनाए गये object में या लिखे गए text को एक object से selected object या text के पीछे भेजने के लिए करते हैं।

(d) Text wrapping:

इसका प्रयोग बनाए गये एक object को लिखे गए पूरे document के अंदर दिए जा रहे wrapping के आधार पर setting करने के लिए करते हैं।

(e) Align:

इसका प्रयोग लिखे जा रहे text या बनाए जा रहे object को चुने जा रहे align से Left, Right, Center, Bottom में setting करने के लिए करते हैं।

(f) Group:

इसका प्रयोग दो या दो से अधिक active page पर बनाए गये object या लिखे गए text को एक समूह में करने के लिए करते हैं।

(g) Rotate:

इसका प्रयोग select किए गए object या text को घुमाने के लिए करते हैं।

REFERENCES MENU

Table of contents command

(1)

इस command के अंतर्गत table से संबंधित सभी कार्य आसानी पूर्वक open sub com. की सहायता से कर सकते हैं।

(a) Table of contents:

इसका प्रयोग active page पर चुने जा रहे table contents से contents को डालने के लिए करते हैं।

(b) Add text:

इसका प्रयोग बनाए गए table के अंदर text को add करने के लिए करते हैं।

(c) Update table:

इसका प्रयोग बनाए गए table को update करने के लिए करते हैं।

Footnotes command

(2)

इस command का प्रयोग word के active page के नीचे footnotes का निर्माण करने के लिए करते हैं।

(a) Insert footnotes (Alt+Ctrl+D):

इस sub command का प्रयोग active page के नीचे चुने जा रहे symbol या लिखे जा रहे number से footnotes का निर्माण करने के लिए करते हैं।

(b) Insert endnotes (Alt+Ctrl+D):

इसका प्रयोग active page के नीचे endnotes को insert करने के लिए करते हैं।

(c) Next footnotes:

इसका प्रयोग active page पर new footnotes का निर्माण करने के लिए करते हैं।

(d) Show notes:

इसका प्रयोग दिए गए notes को देखने के लिए करते हैं।

Citations and bibliography command

(3)

इस command के अंतर्गत निम्न Sub com. Display होते हैं:–

(a) Insert citations:

इसका प्रयोग active page पर चुने जा रहे citations को insert करने के लिए करते हैं। निर्धारित दिए गए name से citation को insert करने के लिए करते हैं।

(b) Mange source:

active page पर दिए गए citation source को manage करने के लिए करते हैं।

(c) Bibliography style:

active page पर set किए citation name को bibliography style में set करने के लिए करते हैं।

(d) Bibliiography:

Active page पर चुने जा रहे bibliography को set करने के लिए करते हैं।

Captions command

(4)

इस command के अन्तर्गत निम्न Sub com. Display होते हैं:–

(a) Insert caption:

इस sub command का प्रयोग active page पर लिखे जा रहे text से captions को insert करने के लिए करते हैं।

(b) Table of figure dialog:

इसका प्रयोग active page पर table figure dialog को insert करने के लिए करते हैं।

(c) Update table of figure:

इसका प्रयोग active page पर insert किए गए table figure को insert करने के लिए करते हैं।

(d) Cross references:

इसका प्रयोग active page पर चुने जा रहे cross-references को style set करने के लिए करते हैं।

Index command

(5)

Index command:

इस command का प्रयोग बनाए गए data में index का निर्माण करने के लिए करते हैं। इस command के अन्तर्गत निम्न Sub com. Display होते हैं:–

(a) Mark entry (Alt+Shift+X):

active page पर चुने जा रहे mark को insert करने के लिए करते हैं।

(b) Insert index:

इसका प्रयोग active page पर चुने जा रहे index को insert करने के लिए करते हैं।

(c) Update index:

इसका प्रयोग Active Page पर डाले गए index को चयनित करने के लिए करते हैं।

Table of Authorities

(1) Mark citation (Alt+Shift+I):

इसका प्रयोग Active Page पर लिखे जा रहे Mark name से Citation को insert करने के लिए करते हैं।

(2) Insert Table Authorities:

इसका प्रयोग Active Page पर बनाए गए table में चुने या लिखे जा रहे authorities को insert करने के लिए करते हैं।

(3) Update table of authorities:

इसका प्रयोग Table के अंदर डाले गए authorities को Update करने के लिए करते हैं।

MAILING MENU

इस Menu के अंदर Active page पर लिखे जा रहे text को letter design, mail merge से संबंधित सभी कार्य इसमें खुले com. एवं sub command की सहायता से कर सकते हैं।

Create Command

(1) Create command:

इस command का प्रयोग हम active page पर लिखे गए text को letter या envelopes में बदलने के लिए करते हैं।

(a) Envelopes:

इस Sub Command का प्रयोग हम Active Page पर चुने जा रहे envelopes की setting करने के लिए करते हैं।

(b) Labels:

इस sub command का प्रयोग हम Active Page पर चुने जा रहे Lable को लाने के लिए करते हैं।

Start mail merge command

(2) Start mail merge command:

इस Command का प्रयोग हम Word में mail merge करने के लिए करते हैं।

Note: इस Command के द्वारा किसी Company का Head boss एक ही सूचना को जब वह अपने सभी कर्मचारियों के पास एक ही बार में भेजना चाहते हैं तो वह इसकी सहायता से भेज सकते हैं।

(a) Select recipients:

इसका प्रयोग mail merge करने के लिए सबसे पहले हम इसमें display mail merge की सहायता ले सकते हैं। इसमें बहुत सारा wizard display होता है (Example - letter, wizard, envelopes, leble, etc.)

(b) Edit recipients:

इस sub command की सहायता से हमारे द्वारा बनाए गए address field को सुधार कर सकते हैं।

(c) Start mail merge:

इस sub command का प्रयोग हम बनाए गए mail merge को start करने के लिए करते हैं।

Write and field command

(3) इस command के अन्तर्गत निम्न Sub com. Display होते हैं:–

(a) Highlight merge:

इस sub command का प्रयोग Active page बनाए गए field को highlight के रूप में text को merge करने के लिए करते हैं।

(b) Field:

इस sub command का प्रयोग भेजे जाने वाले mail merge के लिए field को बनाने के लिए करते हैं।

(c) Address block:

इसका प्रयोग Active page पर address block को बनाने के लिए करते हैं।

(d) Greeting line:

इसका प्रयोग Active page पर greeting line को insert करने के लिए करते हैं।

(e) Insert merge field:

इसका प्रयोग active page पर merge field को insert करने के लिए करते हैं।

Preview result Command

(4) इस command के अन्तर्गत निम्न Sub com. Display होते हैं:–

(a) Preview result:

इस command का प्रयोग active page पर बनाए जा रहे mail merge field को preview के रूप में देखने के लिए करते हैं।

(b) Find recipient:

इसका प्रयोग active page पर बनाए गए प्राप्तकर्ताओं को दिए जा रहे name से ढूंढ़ने के लिए करते हैं।

(c) Auto check for errors:

इसका प्रयोग automatic errors को check करने के लिए करते हैं।

Finish command

(5) इस command के अन्तर्गत निम्न Sub com. Display होते हैं:–

(a) Finish merge:

इसका प्रयोग active page पर बनाए गए mail merge document को finish करने के लिए करते हैं।

REVIEW MENU

Proofing command

(1) इस command के अन्तर्गत निम्न Sub com. Display होते हैं:–

(a) Spelling grammer:

इसका प्रयोग active page पर लिखे गए text का spelling चेक करने के लिए करते हैं।

(b) Translate:

इसका प्रयोग word के active page पर लिखे गए text line को चुने जा रहे language से translate करने के लिए करते हैं।

Comment command

(a) New command:

इसका प्रयोग active page पर चुने गए text पर comment का निर्माण करने के लिए करते हैं।

(b) Delete comment:

इसका प्रयोग बनाए गए comment को मिटाने के लिए करते हैं।

(c) Preview comment:

इसका प्रयोग active page पर बनाए गए एक से अधिक comment में से आगे वाले comment पर जाने के लिए करते हैं।

(d) Next comment:

इसका प्रयोग active page पर बनाए गए एक से अधिक comment में से बाद वाले comment पर जाने के लिए करते हैं।

Tranking command

इस com का प्रयोग word में active page पर लिखे जा रहे text की tranking change करने के लिए करते हैं।

Change command

(a) Accept:

इसका प्रयोग active page पर change किए गए track को पूर्णतः accept करने के लिए करते हैं।

(b) Reject and move to next:

इसका प्रयोग track change किए गए option को reject या move करने के लिए करते हैं।

(c) Preview change:

इसका प्रयोग change किए गए पिछले वाले option को देखने के लिए करते हैं।

(d) Next change:

इसका प्रयोग change किए गए अगले वाले option को देखने के लिए करते हैं।

Compare command

इसका प्रयोग Active page पर लिखे गए text पर open option के द्वारा compare का निर्माण करने के लिए करते हैं।

Protect command

इसका प्रयोग Protect document इस sub command का प्रयोग active page पर password डालने के लिए करते हैं।

VIEW MENU

इस menu के अंदर open command एवं sub command की सहायता से active page को viewing (दृश्याकृति) से संबंधित सभी काम कर सकते हैं।

Document view command

(a) Print layout:

इसका प्रयोग ms word के active page को print layout के रूप में देखने के लिए करते हैं।

(b) Full screen:

इसका प्रयोग ms word के active page को full screen में करने के लिए करते हैं।

(c) Web layout:

इसका प्रयोग ms word के active page को web layout के रूप में बदलने के लिए करते हैं।

(d) Out line:

इसका प्रयोग active page पर दिए जा रहे outline से बदलने के लिए करते हैं।

Show & Hide command

इस command का प्रयोग Ruler, Gridline, Document map, तथा Thumbnails Sub com. को show & hide करने के लिए करते हैं।

Zoom command

इस command का प्रयोग Zoom out तथा Zoom in करने के लिए करते हैं।

Window command

(a) Arrange All:

इसका प्रयोग screen पर खुले हुए एक से अधिक window को arrange करने के लिए करते हैं।

(b) New window:

इसका प्रयोग active page पर new window लेने के लिए करते हैं।

(c) Split:

Active window को split के रूप में बाँटने के लिए करते हैं।

(d) Switch window:

active page पर खुले हुए window को switch के रूप में display करने के लिए करते हैं।

(e) View side by side:

खुले हुए एक से अधिक window को side by side के रूप में view करके देखने के लिए करते हैं।

(f) Reset window:

खुले हुए window को पुनः Reset करने के लिए करते हैं।

(g) Position:

active page पर चुने जा रहे position को set करने के लिए करते हैं।

Macro command

इस command का प्रयोग Ms word में बनाए गए Object के design किए गए Matter को Moving को Record करने के लिए करते हैं।

Finished…!